หลักการก็คือตัวอักษรหรือภาพบนกระดาษซึ่งมีสีดำ (หรือสีเข้ม) จะไม่สะท้อนแสง ในขณะที่บริเวณสีขาวของกระดาษจะสะท้อนแสงได้ดี แสงสะท้อนนี้จะส่องไปยังพื้นผิวของลูกกลิ้งซึ่งมีประจุบวกกระจายอยู่อย่างสม่ำเสมอ แสงที่กระทบพื้นผิวจะทำให้เกิดประจุลบซึ่งจะหักล้างกับประจุบวกที่มีอยู่เดิม ส่วนบริเวณที่ไม่โดนแสงเนื่องจากตัวอักษรดูดกลืนแสงจากหลอดไฟไว้จะยังคงมีประจุบวกเช่นเดิม ถ้าเรามีตาวิเศษที่สามารถมองเห็นประจุไฟฟ้าได้ ก็จะเห็นประจุบวกเรียงตัวกันเป็นรูปภาพหรือตัวอักษรตามแบบต้นฉบับ เพียงแต่กลับด้านเหมือนภาพจากกระจกเงา
             ขั้นต่อมา เครื่องจะเป่าผงหมึกที่มีประจุลบไปยังลูกกลิ้ง เมื่อลูกกลิ้งหมุนด้านที่มีประจุบวกเข้าหาผงหมึก พื้นผิวที่มีประจุบวกจะดึงดูดผงหมึกที่มีประจุลบให้ติดอยู่บนลูกกลิ้ง ขั้นนี้สามารถมองเห็นได้โดยไม่ต้องใช้ตาวิเศษแล้ว ทีนี้ก็เหลือเพียงทำให้ผงหมึกเหล่านี้ลงไปอยู่บนกระดาษเท่านั้น

            ขั้วไฟฟ้าภายในเครื่องจะส่งประจุบวกให้กระดาษเปล่า กระดาษแผ่นนี้จะถูกหมุนไปตามลูกกลิ้ง เมื่อผ่านบริเวณที่มีผงหมึกเกาะอยู่ ประจุบวกบนกระดาษจะดึงดูดผงหมึกจากลูกกลิ้งให้เกาะติดบนกระดาษแทน และเมื่อผ่านความร้อนผงหมึกจะละลายซึมติดแน่นในเนื้อกระดาษ ได้เป็นสำเนาเอกสารในที่สุด โดยใช้เวลาไม่ถึง 10 วินาที

         เครื่องถ่ายเอกสารสีก็ใช้หลักการเดียวกันนี้ แต่แยกทำทีละสี คือ สีม่วงแดง สีเหลือง และสีคราม ซึ่งเป็นแม่สีในกระบวนการพิมพ์ โดยในขั้นตอนการฉายแสง แสงสะท้อนจากต้นฉบับจะถูกกรองแยกออกมาทีละสี เช่น รอบแรกสีม่วงแดงส่องไปยังลูกกลิ้ง เป่าผงหมึก และพิมพ์ลงบนกระดาษ จากนั้นก็เริ่มรอบที่ 2 ทำสีครามถัดไป จนครบ 3 สี ทำให้ใช้เวลามากกว่าและมีค่าใช้จ่ายสูงกว่าการถ่ายเอกสาร ขาว-ดำ มาก

             ทุกวันนี้เครื่องถ่ายเอกสารพัฒนาไปมาก ทั้งในแง่ของประสิทธิภาพและความสะดวกสบาย เครื่องถ่ายเอกสารรุ่นใหม่ มีความคมชัดมาก สามารถพิมพ์ได้มากกว่า 50 แผ่นต่อนาที กรณีที่ถ่ายเอกสารหลายชุดสามารถจัดเรียงเอกสารที่ถ่ายออกมาเป็นชุดๆ มีระบบใส่ต้นฉบับอัตโนมัติช่วยให้ไม่ต้องปิดเปิดฝาเครื่องซ้ำๆ เมื่อมีเอกสารที่ต้องการถ่ายหลายร้อยหน้า นอกจากนี้เมื่อเข้าสู่ยุคดิจิตอล เครื่องถ่ายเอกสารจึงไม่ใช่แค่ "กล่อง" ที่วางอยู่มุมสำนักงานอีกต่อไป แต่ต้องเชื่อมต่อเข้ากับคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์อื่นๆ จึงเพิ่มขีดความสามารถของเครื่องถ่ายเอกสารอย่างมาก ในอนาคตยังไม่อาจทราบได้ว่าเทคโนโลยีการถ่ายเอกสารจะพัฒนาไปในรูปแบบใด สิ่งสำคัญคือ เราควรรู้เท่าทันเทคโนโลยีที่เราใช้ เครื่องถ่ายเอกสารช่วยให้สะดวกสบายขึ้นแต่ก็มีอันตรายอยู่บ้างเช่นกัน การที่รู้จักและเข้าใจช่วยให้เราสามารถใช้เทคโนโลยีได้อย่างเหมาะสมและหลีกเลี่ยงอันตรายที่อาจเกิดขึ้นได้